Googleスプレッドシートなど:エクセル・パワポ・ワードの代わりになる？
メリット
(1)無料で使える
Googleのスプレッドシート・スライド・ドキュメントは無料です。Googleアカウントがあればすぐに使えます。「無料に勝るものなし」です。これに尽きます。
(2)クラウド保存
ファイルはGoogleにログインしてクラウド保存です。PCの容量も消費しません。ログインの必要はありますがファイルの立ち上がりも早いです。PCのメモリなどに負担がかからないからでしょう。Google版の隠れたメリットです。ファイル待ちのストレスがありません。
さらに便利に使うにはよく使うファイルをブラウザの「お気に入り」に登録することです。ログイン後ダイレクトでシートが開きます。
慣れてくると非常に便利です。複数の人とのファイルの共有もできます。
(3)テンプレート
様々なテンプレートが用意されています。これはマイクロソフトにはない便利さです：
- スプレッドシート(エクセル)：ToDoリスト、予算管理表
- スライド(パワポ)：プレゼン
- ドキュメント(ワード)：履歴書、レター、プロジェクト提案書
- フォーム(Forms)：連絡先情報、パーティ招待状、イベント出欠確認
デメリット
(1)Googleにログインが必要？
クラウド保存なのでファイルへのアクセスは通信状況に依存します。ファイル利用はクラウド保存ですのでGoogleにログインが必要です。オフラインでもアクセスしてPCで保存してくれるみたいです。接続後にアップデートするようです。
会社利用だとGoogleアカウントをどうするかという問題があります。ちょっと面倒かもしれません。個人利用なら問題ないです。
(2)キーボードの操作
マイクロソフトと少しキーボードの操作が異なります。マイクロフト・オフィスに慣れている人は少しストレスがたまるかもしれません。マウス不使用のキーボード快速操作ができない場合があります。スプレッドシート(エクセル)では致命傷です。
ただGoogleにしかない便利な機能もあります。個人利用のレベルなら慣れの問題だと思います。
(3)ファイル間のリンク
スプレッドシートでは複数ファイル間のセルリンクがすごく面倒です(関数使用等)。エクセルをよく使う人は不便に感じるでしょう。同一ファイルでシート間のリンクはできます。
普通の使用では全く問題ありません。該当するのはエクセルを使いこなす数字関係のお仕事の人です。
(4)端数のバグ
小数点以下の数字にバグが出ることがあります。足し算が合わない場合は小数点以下に小単位の数字が出ている場合があります。ラウンドダウンなど適宜数式を入れて端数のバグに対処したりします。バクは表計算ソフトによく見られます。ソフトによって表に挿入したコメントが消えたりするものもあります(WPS)。
マイクロソフトのエクセルには完璧性は及ばないのは事実です。無料の商品とはさすがに違います。マイナス点も理解して利用すればお得な製品です。
まとめ：無料に勝るものはなし
会社利用の場合は徐々に導入するのが得策でしょう。特に機密性の高い文書などの場合には(たぶんメンタルの問題ですが)。普通の家のPCレベルならクラウド保存(Google)の方が安心でしょう。物理的盗難や故障はありません。
Googleのファイルは見えないところでバグ修正や機能追加など頻繁にされています。最近Googleの利便性は増すばかりです。セキュリティにも定評があります。
起業したての会社にもおすすめです。「無料に勝るものはなし」です。
エクセルの蓄積が大量にある人や会社は少し悩むかもしれません。ファイルの互換性はかなりありますがデータ移行が必要です(追記2をご参照)。
複数ファイルでセルのリンクは使い勝手があまり良くありません。普通の使い方なら問題ないです。
追記1：お金のない学生は...
(1)パソコン購入は不要
お金のない学生はフルスペックのパソコンは不要です。ワードとパワーポイント・エクセルが使えれば学生生活に問題はありません。パソコンも無理に買う必要はないです。学校やネットカフェのパソコンを使えば十分事足ります。
Googleスプレッドシートなど一式は手放しでおすすめです。無料で過不足なしです。データはGoogleの無料クラウドかUSBに保存すれば良いでしょう。
(2)プリンターも購入不要
お金のない学生はプリンターも購入不要です。セブンイレブン等コンビニでUSBから印刷ができます(1枚=10円)。ネット登録やアプリを利用して印刷もできます→ネットプリント/セブンイレブン
追記2：
(1)データ移行(エクセル→スプレッドシート)
既存のエクセルファイルからスプレッドシート(Google)にデータを移行したい場合があります。丸ごと移行させる方法があります：
- 挿入したいスプレッドシートを開く(新規なら「空白」から開く)
- 「ファイル」(左上)をクリック→「インポート」をクリック
- 「アップロード」(右上)をクリック→「参照」→移行したいファイルを選んで「開く」→「データをインポート」
- ファイル→名前の変更
複数シートがあるエクセルファイルもすべて完コピしてくれます。注意点は他シートからリンクのセルはエラーになります。
(2)スプレッドシート間の移動
エクセルとは違う操作があります：- シート間の移動：Ctrl + Shift + PageDown/PageUp
- シートリストを表示：Alt + Shift + K
(3)WPS OFFICE(KINGSOFT)との比較
- 優っている点：無料、WPSよりバグが少ない
- 劣っている点：基本ログインが必要(快適さはネット環境に依存)、ファイル間のリンクが面倒
関連記事：
「WPS OFFICE(KINGSOFT):エクセル・パワポ・ワードの代わりになる？」
(4)コスパ最強パソコンを買おう！
現在はクロームブックPCがコスパ最強です(OSがGoogle Chrome)。新社会人や起業したての会社はOSがWindowsの方が良いでしょう。ファイルのやり取りなどで段落がずれる等の互換性の問題が生じる可能性があります。
会社が利用する会計ソフトはWindows/Mac等の利用環境の確認が必要です。Freeeeやマネーフォワードなどのクラウド会計はGoogle Chromeでも大丈夫です。
関連記事：
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